Глава 1. Содержание и технология менеджмента

	В "Методическом центре":
	Примите участие в обсуждении проекта главы 31 "Экологический налог" Налогового кодекса. Форум

1.1. Сущность, основные задачи, субъекты и объекты менеджмента

Изменения в социально-политической и экономической жизни страны потребовали кардинальной перестройки всей системы управления. В настоящее время продуктивно руководить производственно-хозяйственной деятельностью могут только специалисты-управляющие (менеджеры), для которых работа в условиях рынка в соответствии с его требованиями и законами (маркетинг) - это образ мышления и действия.

В литературе встречаются самые разные определения понятия “менеджмент”, что объясняется его многоплановостью, тесным переплетением теории и практики. Менеджмент представляет собой целостную, комплексную систему, которая постоянно развивается и совершенствуется. Приведенные ниже определения, на наш взгляд, в совокупности дают целостное представление о менеджменте.

• Менеджмент - функциональный аспект экономики.

• Менеджмент - наука, практика, техника управления и контроля.

• Менеджмент - наука, практика и искусство управления.
• Менеджмент - деятельность, обеспечивающая рациональное использование ресурсов и времени.

• Менеджмент - умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей.

• Менеджмент - процесс планирования, организации, мотивации и контроля.

Строго говоря, менеджмент надо рассматривать не просто как отдельную дисциплину, а как междисциплинарную область. Менеджмент аккумулирует достижения теории управления, экономической теории, маркетинга, социологии и психологии управления, предпринимательства, кибернетики.

В современном русском языке для определения понятия “управление” сосуществуют два термина – “менеджмент” и “управление”. В английском языке также имеются два термина “management” и “administration”. Идентичны ли они? Попробуем разобраться.

За всю историю существования человечество выработало всего три инструмента управления:

• иерархия - организация, где основное средство воздействия - отношение власти-подчинения, давление на человека сверху, с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ и т. п.;

• культура - это созданные и признаваемые обществом, организацией, группой ценности, социальные нормы, установки, шаблоны поведения, ритуалы, которые заставляют человека вести себя так, а не иначе;

• рынок - сеть равноправных отношений по горизонтали, основанных на купле-продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.

В реальных хозяйственных и социальных системах эти инструменты всегда сосуществуют. Речь идет лишь о том, чему отдается приоритет. Если предпочтение отдают иерархии (как, например, в административно-командной системе советского общества, в армии, или в государственных органах), то речь идет об управлении, напротив, если в основном используют рыночные инструменты, то можно говорить о менеджменте. Культура – весьма эффективный, но наиболее “инерционный” инструмент управления. Реформирование современного российского общества весьма затруднено, в частности, из-за невозможности быстрых изменений в социо-культурной и нравственно-этической областях.

Для понимания менеджмента очень важно уяснить его взаимосвязь с маркетингом. По определению Американской маркетинговой ассоциации маркетинг - это процесс, охватывающий разработку и реализацию маркетинговой концепции, ценообразование, продвижение на рынок и сбыт идей, товаров и услуг, и призванный обеспечить обмен, отвечающий целям отдельных лиц и организаций.

Маркетинговая концепция - это подход к экономической деятельности организации, согласно которому для получения прибыли бизнес должен выявлять и удовлетворять нужды потребителей. Квинтэссенцию взаимодействия менеджмента и маркетинга можно описать следующими словами: “Надо производить то, что будет продано, а не пытаться сбыть то, что удалось произвести.” (Питер Друкер).

Таким образом, менеджмент - это управление деятельностью организации, ориентированной на рынок.

Необходимо отметить, что современный менеджмент существует и развивается в условиях рыночной экономической системы. Сегодня в развитых странах под ней понимается смешанная экономическая система, то есть такой способ организации экономической жизни, при котором земля и капитал находятся в частной собственности, а распределение ограниченных ресурсов осуществляется как рынками, так и при значительном участии государства (через директивы и фискальные рычаги).

Другим важным аспектом для понимания современного менеджмента является его международный характер. В настоящее время во всем мире происходят кардинальные изменения в международном разделении труда, идут процессы интернационализации и транснационализации хозяйственной деятельности стран мирового сообщества, вне зависимости от уровня их экономического развития. Чем глубже включается страна в мировую экономическую систему, тем больше благ с меньшими затратами национальных факторов производства получает ее население.

Говоря о менеджменте, мы всегда подразумеваем фигуру менеджера. Это еще одно из отличий менеджмента от управления, которое в большей степени является обезличенным.

Менеджер – это:

• субъект управления, действующий в некоторой организации;

• представитель отдельной профессии, прошедший специальную подготовку, получивший специальное образование;

• человек, относящийся к особому социальному слою.

В обобщенном определении менеджер - это человек, осуществляющий работу по управлению, умеющий принимать решения и нести за них персональную ответственность, организующий людей и координирующий их деятельность.

Менеджмент очень часто соседствует с понятием бизнес, но бизнесмен и менеджер – это не одно и тоже. Бизнесмен – владелец капитала, находящегося в обороте и приносящего доход. Он может не занимать постоянной должности в организации. Менеджер – обязательно занимает постоянную должность, в его подчинении находятся люди. Предприниматель – бизнесмен, реализующий нововведение, принимающий на себя личный риск. Различия между менеджером и предпринимателем будут очень велики, если менеджер тяготеет к бюрократическому стилю руководства, но они в определенной мере стираются, если он придерживается предпринимательского стиля управления.

Менеджеров подразделяют на:

• линейных, которые отвечают за состояние и развитие организации; они могут быть руководителями 3-х уровней: низового, среднего и высшего;

• функциональных, отвечающих за определенную функциональную деятельность, например, производство, маркетинг, финансы и др.

Основу менеджмента составляет организация, более того, организация является причиной, обусловливающей существование самого менеджмента. Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

Обязательные требования, предъявляемые к организации:

• наличие как минимум двух людей, которые считают себя частью организации;

• наличие по крайней мере одной цели, которую принимают как общую все члены организации и намеренно работают вместе для достижения этой цели;

• координационные действия, способствующие саморегулированию организации.

Сказанное выше справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальные организации, т.е. группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением может быть очень маленьких. В дальнейшем речь пойдет о формальных организациях.

В общих чертах цель всякой организации – преобразование ресурсов (люди, капитал, материалы, технологии и информация) для достижения результатов. Под технологиями понимают любые средства преобразования исходных материалов (в том числе люди, информация, физические материалы) для получения требуемых продукций или услуг.

Для того чтобы успешно действовать в течение долгого времени организация должна быть результативной и экономически эффективной. По словам П.Друкера, результативность является следствием того, что “делаются правильные вещи”, эффективность является следствием того, что “эти вещи делаются правильно”. Иными словами результативность организации определяется тем, насколько нужны выпускаемые ею товары и услуги потребителю, а эффективность определяется денежным соотношением выпускаемых продуктов и потребляемых ресурсов. Относительная эффективность организации называется производительностью. Производительность – это отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе. Ключевой составляющей производительности является качество. Повышение качества приводит к росту производительности. Понятия “результативность” и “качество” также взаимосвязаны.

Современная организация представляет собой открытую систему, состоящую из многочисленных взаимозависимых частей, среди которых выделяют: цели, задачи, средства производства, технологии, информацию, персонал и структуру.

Функциональная структура организации – это горизонтальное разделение труда, осуществляемое путем создания соответствующих подразделений: производство, маркетинг, финансы, информация, кадры (функциональные области). Организации (главным образом, большие) осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений (например, службы, отделы, цехи на предприятии или факультеты в университете). Подразделения выполняют конкретные задания и добиваются специфических целей.

Управленческая структура организации (вертикальное разделение труда) отделяет работу по координированию действий от самих действий (иерархическая структура организации).

Внешние факторы, влияющие на организацию (как правило, находящиеся вне пределов влияния менеджеров), подразделяют на две группы:

• экономические, научно-технические, политические, международные, социально-культурные факторы, состояние природной среды, отношение с местным населением (среда косвенного воздействия);

• потребители, конкуренты, поставщики материалов и капитала, трудовые ресурсы общества, профсоюзы, законы и службы государственного регулирования (среда прямого воздействия).

Внешняя среда прямого воздействия – это факторы, влияющие на организацию непосредственно. Внешняя среда косвенного воздействия – это факторы, которые не оказывают немедленного влияния, но, тем не менее, оказывают воздействие на организацию.

Характеристики внешней среды следующие:

• взаимосвязанность факторов - сила, с которой изменения одного фактора воздействует на другие факторы;

• сложность - число и разнообразие факторов, значимым образом влияющих на организацию;

• подвижность - относительная скорость изменения среды;

• неопределенность - относительное количество информации о среде и уверенность в ее достоверности.

Чтобы выжить, организация должна приспосабливаться к изменениям во внешней среде (концепция организационного дарвинизма).

Внутренняя среда организации – кадры, организация управления, производство, финансы, маркетинг, организационная культура.

Под организационной культурой понимают особенности восприятия сотрудниками и руководством приоритетных задач своей организации, которые в контексте организационной культуры определяются тем, в какой степени материальное благосостояние сотрудников является приоритетной целью для руководства организации, и в какой степени стратегические цели организации являются приоритетными для сотрудников.

Жизнь организации подчиняется семи основным законам.

1. Закон синергии, гласит, что свойства и возможности организации как единого целого превышают сумму свойств и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимодополнением, взаимоподдержкой, взаимовлиянием. Для членов организации реальный выигрыш от объединения перекрывает потери от ограничения самостоятельности.

2. Закон, согласно которому в организации параллельно осуществляются такие противоположно направленные процессы как разделение, дифференциация, специализация функций, реализуемых ее элементами, с одной стороны, и их объединение, универсализация - с другой.

3. Закон сохранения пропорциональности. В итоге увеличиваются потенциальные возможности элементов как таковых и результата их взаимодействия в виде потенциала организации в целом, между организацией и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной степени реализовывать потенциал, которым они обладают. Например, избыток или нехватка персонала негативно сказывается на экономической эффективности деятельности организации.

4. Закон композиции заключается в том, что функционирование всех без исключения элементов организации подчиняется общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой ее конкретизацию.

5. Закон самосохранения предполагает, что любая организация и ее элементы стремятся сохранить себя как целое. Этот закон обеспечивается за счет сочетания двух противоположных начал: стабильности и развития.

6. Закон сознательной координации деятельности утверждает, что порядок в организации определяется уровнем информированности ее членов.

7. Закон онтогенеза состоит в том, что любая организация в рамках своего жизненного цикла последовательно проходит три фазы: становление, развитие и угасание. Задача руководства состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочивания третьей.

Управление появилось вместе с обществом. Свершения древних цивилизаций (висячие сады Вавилона, пирамиды Египта, храмы Греции, города инков и т.п.) ясно указывают, что они имели формальные структуры, в которых можно было выделить уровни управления. Задолго до рождения Христа существовали крупные, хорошо управляемые политические и военные организации. Тысячи лет тому назад в Китае была высокоразвитая система бюрократических организаций.

Идея управления как научной дисциплины, профессии и области исследования появилась только в конце девятнадцатого – начале двадцатого века. В 80-х годах XIX века в Уортоновской школе бизнеса (США) начали преподавать принципы управления.

В XX столетии, и особенно в его первой половине, возникло множество различных идей и теорий управления. Выделим некоторые из них.

Рационалистическое управление. Основоположником менеджмента как науки считается американский инженер и исследователь Фредерик У. Тейлор (1856 –1915 г.г.). Он считал, что каждый работник должен делать ту работу, которую он может делать лучше всего. Сама работа должна быть стандартизована, а менеджер должен отбирать рабочих, обучать их и делить с ними ответственность. Тейлор разработал инструментарий, обеспечивший рационализацию и интенсификацию труда, что позволило существенно повысить эффективность производства. В 1911 г. Ф. Тейлор опубликовал свою книгу “Принципы научного управления”, в которой показал, что для измерения и контроля производственных процессов можно использовать научные методы. Тейлор и его современники (Генри Гантт, Фрэнк и Лилиан Гилберт) для выполнения какой-то конкретной функции искали один оптимальный способ с помощью замеров времени и движений. Планирование было отделено от реализации планов. Эти исследования привели к введению системы экономических стимулов. Усилилась специализация, стала применяться взаимозаменяемость деталей, возросла производительность труда, эффективность использования ресурсов. Однако по мере того как производственные процессы становились все более стандартизованными, стало возможным легко заменять рабочих. Работников начали рассматривать как винтики машины, что привело к их отчуждению от организации.

Административная школа в управлении. Еще одним классиком раннего этапа развития теории менеджмента наряду с Тейлором является Анри Файоль – крупный французский промышленник (1841 – 1925 г.г.). С его именем связано возникновение административной научной школы в управлении. Файоль обосновал подход к управлению как универсальному процессу, состоящему из нескольких взаимосвязанных функций (планирование, организация, руководство, координация и контроль), сформулировал общие принципы управления (впервые опубликовал свои идеи в 1914 г.). Он утверждал, что принципы управления универсальны и могут использоваться во всех типах организаций.

Значительный вклад в разработку концепции идеальной бюрократии внес немецкий социолог Макс Вебер. Так называли организацию, которой правили не личности, а законы. В идеальной модели бюрократической организации есть специализированное распределение труда, четкая управленческая иерархия. Вся деятельность организации осуществляется в соответствии с последовательной системой объективных правил: принципы найма сотрудников и их продвижения по службе основываются на технических квалификационных критериях, которые к тому же защищают сотрудников от малообоснованного или необоснованного увольнения; объективное управление, стоящее над человеческими отношениями и эмоциями.

Классическая школа, пройдя определенные этапы развития, в совершенстве изучив техническую сторону управленческого процесса, исчерпала свои возможности. Сторонники школы человеческих отношений поставили во главу управления "социального человека" (организация как социальная система). Самыми крупными представителями этой школы является Элтон Мейо, Мэри Фоллет. Они полагали, что необходимо изучать поведение человека в производственной сфере и доказывали существование зависимости между производительностью труда и морально-психологическим состоянием людей в рамках трудового коллектива. В менеджменте исследования Мейо получили название “хоторнских” (они проводились на заводе Хоторна компании “Вестерн электрик”). Открытие Мейо заключалось в том, что социальные факторы наряду с техническими и экономическими необходимо учитывать в управленческих процессах.

Взгляды Мейо и его последователей получили дальнейшее развитие в трудах Д. Мак-Грегора, Ф. Герцберга, Р. Лайкерта. Это направление оформилось в поведенческую школу управления, представители которой ставили задачу раскрытия взаимодействия внутренних возможностей людей и эффективности работы организаций. Главный упор был сделан на психологические и социологические аспекты управления.

В 50-е годы XX столетия с развитием ЭВМ и математических методов возникла количественная теория управления. В управленческих процессах стали активно использовать математические модели теории игр, теории рациональных решений, исследование операций для принятия оптимального решения.

В 60-е годы XX столетия начался быстрый рост средних и мелких фирм, который привел к образованию новой системы управления, учитывающей динамизм внешней среды и ее активное влияние на фирмы. Коллективы стали рассматриваться как особые социальные группы, а межличностные отношения - как факторы роста эффективности и потенциала каждого работающего (школа человеческих отношений и поведенческой науки). Шире стали применяться количественные методы при принятии управленческих решений в сложных ситуациях, особенно при решении задач управления запасами, распределении ресурсов и т.д. Системный подход позволил рассматривать организацию как систему, состоящую из взаимосвязанных и взаимозависимых частей. Логическим продолжением системных исследований являются разработки ситуационного подхода, т.е. набора обстоятельств, с которыми сталкивается организация в процессе функционирования.

Десятилетие 80-х годов ознаменовалось новым прорывом –осознанием значения организационной культуры как мощного инструмента управления. Главный потенциал и в то же время опасность для прогрессивных изменений кроется в культуре человека, стереотипах его поведения в организации.

В развитии менеджмента в 90-х годах просматриваются следующие наиболее важные черты: переосмысление значения материально-технической, технологической базы производства и оказания услуг; демократизация управления, т.е. участие рядовых работников в управлении, в собственности, в прибыли; усиление международного характера управления. Все более очевидной становится необходимость решения экологических проблем промышленного производства, поиска новых путей и подходов сохранения ресурсов для будущих поколений при увеличении темпов экономического роста.

Краеугольный камень современной методологии менеджмента - адаптация. Ничто в управлении не происходит немотивированно, все имеет свою причину, все определяется сложнейшим переплетением многих переменных, внешней и внутренней среды организации. Поэтому для менеджера очень важно предвидеть тенденции развития и организации, и общества. Выделим некоторые такие современные тенденции.

Природные ресурсы. Сырье становится все более дорогостоящим. Истощение ресурсной базы потребует внедрения принципиально новых подходов к производству товаров и услуг. Для компенсации недостатка ресурсной базы больше внимания будет уделяться оптимизации использования капитала.

Время становится все более ограниченным ресурсом. Возникает необходимость в бережливом управлении временем. Фактор времени становится все более определяющим при принятии решения.

Информация становится важнейшим ресурсом организации.

Квалифицированная рабочая сила останется по-прежнему важным фактором, но будет характеризоваться многообразием национальных языков, культур и систем ценностей. Организации станут все более полагаться на независимых подрядчиков, поставщиков, внештатных сотрудников. Возрастет объем продаж производимых в рамках постоянного сотрудничества. Объем продаж чужим клиентам станет менее значимым. Гораздо прибыльнее расширять свое дело при наличии постоянной клиентуры.

Многие операции (составление отчетности, координация и контроль) все чаще будут выполняться компьютерами. Замена организационного контроля на самоуправление, т.е. процесс оценки труда будет смещаться в сторону результатов, а не действий.

Бюрократическая модель управления – модель жестко регламентированной структуры будет все реже использоваться при управлении организациями.

Организации будущего будут наделены следующими чертами:

• малые коллективы, в которых трудятся равные по статусу и квалификации люди, что обеспечивает большее социальное взаимодействие;

• междисциплинарные навыки работников будут характерны для организации будущего в отличие от бюрократической организации, где поощряется узкая специализация;

• автономные подразделения с ответственностью за широкий круг проблем, в противовес бюрократической организации с функциональной ответственностью;

• неформальная структура и поощрение сотрудничества подразделений организации;

• децентрализация принятия решений, смещение процесса принятия решений на более низкие уровни, где возникает ситуация, требующая решений;

• самоуправление, при котором менеджеры высшего звена будут стремиться осуществлять функции руководства, нежели управления;

• проведение двусторонних проверок, когда начальники оценивают своих подчиненных и наоборот;

• менеджер в роли “тренера”. Иерархический управляющий не может работать в передовых организациях. Квалифицированные сотрудники хотят работать под началом и в команде с людьми, обладающими навыками тренера, педагога, учителя;

• участие работников в собственности, которая может быть реальной (например, акции) или гипотетической;

• атмосфера корпоративности. “Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники хорошо обслуживали клиентов, вы должны относится к ним серьезнее, чем к клиентам” (Б. Фромм);

• дух предпринимательства, когда допускается свобода на ошибочные действия;

• личный рост, т.е. не только повышение профессионального уровня, но и улучшение личностных отношений;

• смещение власти – процесс замещения насилия и капитала (основных рычагов власти в организационных структурах) – знаниями (информацией, которая подверглась более детальной обработке с целью превращения ее в орудие власти).

Принципы современного менеджера:

• мыслить и действовать стратегически, т.е. постоянно помня о конечном результате;

• уметь убеждать людей брать на себя ответственность и не бояться риска (боязнь неудачи деморализует людей), награждать тех, кто не боится риска;

• создавать организацию, в которой люди бы знали, какая грандиозная цель стоит перед ней и лично перед ними, и были бы готовы ее достичь;

• постоянно совершенствовать свои знания, понимая, что успех может стать злейшим врагом обучения;

• осознавать, что единственной константой являются перемены, хотя люди сопротивляются переменам, даже если они пойдут им во благо;

• обращать внимание не столько на решение проблем, сколько на предотвращение их появления (когда проблема принимает серьезные масштабы, с ней слишком поздно бороться);

• предвидеть, развивать в себе интуицию;

• понимать, что то, чего вы ожидаете, в действительности и происходит;

• концентрировать усилия на главном (необходимо определить 20% действий, которые обеспечивают 80% результатов);

• не принимать работу, которая выполнена не лучшим образом, иначе в дальнейшем вам будут сдавать работу только такого качества;

• наблюдайте, и вы сможете понять очень многое (Иоджи Берра).

1.2 Функции менеджмента

Управления рассматривается как процесс, т.е. оно состоит из серии (суммы) непрерывных, взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, называются функциями менеджмента.

Анри Файоль, который первым разработал эту концепцию, считал, что существует пять исходных функций. По его словам, “управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать”. Другие авторы разработали иные перечни функций. Обзор современной литературы позволяет выявить следующие функции менеджмента: планирование, организация, распорядительство, мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров.

В данном учебном пособии принят подход, основанный на объединении существенных видов управленческой деятельности в четыре функции (табл.).

Планирование

Планирование – процесс выбора целей и решений, функция, с помощью которой менеджер предопределяет курс своих действий. Планирование завершается планом, а операции по составлению плана включают формулировку миссии, прогнозирование целей, анализ внешней и внутренней среды, выработку программных действий, выбор технологий, определение источников и объемов финансирования, установление сроков выполнения, определение ответственных руководителей и кадрового обеспечения.

Таблица. Функции и операции менеджмента

Функции	Операции
Планирование	Анализ среды. Прогнозирование. Определение миссии и целей. Выбор стратегии. Разработка тактики, политики организации и программы действий. Установление сроков выполнения, определение источников финансирования.
Организация	Разработка и построение организационной структуры. Персонификация должностных обязанностей для каждого структурного элемента. Делегирование полномочий.
Реализация (руководство и координация)	Разработка процесса принятия решений. Использование систематизированных процедур и техники в процессе принятия решений. Мотивационные действия. Организация системы коммуникаций. Взаимодействие между подсистемами в организации. Поиск, отбор и обучение кадров. Оценка деятельности.
Контроль	Разработка стандартов. Определение, оценка и информирование об отклонении действительных значений от заданных или их совпадениях. Анализ результатов. Корректирующие действия.

Процесс формулирования миссии и целей, а также разработки обеспечивающих планов, указаний по принятию решений и действиям показан на рис. 1 (цифры показывают приблизительную последовательность стадий).

Рис 1. Процесс планирования в организации

Первыми и, вероятно, самым важным шагом при планировании является выбор миссии организации. Миссия организации – основная общая цель организации, четко выраженная причина, смысл существования организации и ее предназначение. Миссия предает организации оригинальность, наполняет работу людей особым смыслом. Без определения миссии как ориентира руководители имели бы в качестве основы для принятия решений только свои индивидуальные ценности. Миссия детализирует статус организации и обеспечивает направление для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Формулировка миссии должна включать в себя ответы на следующие вопросы:

• Какой деятельностью занимается организация?

• Кто является клиентами организации, и какие потребности клиентов может удовлетворить организация?

• Каковы основы взаимоотношения организации с внешней средой?

• Каковы основные принципы организационной культуры?

Поскольку организация является открытой системой, она может выжить, если будет удовлетворять какую-то потребность, находящуюся вне ее самой. Поэтому получение прибыли не может быть миссией организации, т.к. прибыль представляет собой полностью внутреннюю проблему организации. “Успешный бизнес не может быть нацелен на получение прибылей, они должны быть результатом успешного ведения дел” (Б. Фромм).

Определение миссии организации не должно быть статичным, ее формулировка может изменяться под воздействием внешней среды и должна соответствовать духу времени. Формулировка предназначения организации становится “окном”, через которое потребители, поставщики, сотрудники и руководители могут наблюдать за организацией. Однако следует помнить, что эта формулировка не должна раскрывать конкретную стратегию, которую использует организация для конкуренции на рынке.

Общие цели организации формулируются и устанавливаются на основе ее миссии, определяя к чему она стремиться.

Цели должны обладать рядом характеристик:

• конкретностью и измеримостью (Что? Сколько?);

• ориентированностью во времени (Когда?).Различают долгосрочные (горизонт планирования - от 5 лет и выше), среднесрочные (от 1 года до 5 лет) и краткосрочные цели (в пределах года). Обычно организация в первую очередь формулирует долгосрочные цели, затем средне- и краткосрочные. Чем ближе горизонт планирования цели, тем уже ее рамки;

• достижимостью, т.е. обеспеченностью ресурсами и не устойчивостью к внешним факторам.

Множественные цели организации должны быть взаимно поддерживающимися, т.е. действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других. Важнейшей задачей руководителя является создание такой организации, которая имела бы четко сформулированные цели, стратегию умножения добавленной стоимости и в которой люди постоянно стремились бы соблюдать установленные принципы, отстаивать корпоративные ценности, воплощать в практику миссию организации.

После установления миссии и целей начинается диагностический этап процесса стратегического планирования. Первым шагом является изучение внешней среды, в процессе которого определяют, какое влияние оказывают изменения внешней среды на деятельность организации, какие факторы внешней среды представляют угрозу для организации и какие создают дополнительные возможности. Следующим шагом диагностического этапа является определение того обладает ли организация внутренними силами, чтобы воспользоваться внешними возможностями, а также выявление внутренних слабых сторон, которые могут усложнить проблемы, связанные с внешними опасностями. Процесс, при помощи которого осуществляется диагноз внутренних проблем, называется управленческим обследованием, или анализом сильных и слабых сторон организации. Это обследование охватывает следующие функции организации – маркетинг, финансы (бухгалтерский учет), производство, персонал, система менеджмента, организационная культура и образ (имидж) организации.

После того как определены миссия, цели, проведен анализ внешней и внутренний среды, переходят к разработке и выбору стратегии организации. Стратегия организации – общий, всесторонний, конкретный, долгосрочный план достижения цели (целей), разрабатываемый высшим руководством организации.

Перед организацией стоят четыре основные стратегические альтернативы.

1. Ограниченный рост- установление целей от достигнутого уровня, скорректированных с учетом инфляции.

2. Рост- ежегодное значительное превышение уровня краткосрочных и долгосрочных целей над уровнем показателей предыдущего года. Рост может быть внутренним (расширение ассортимента товаров) и внешним (в смежных отраслях в форме вертикального или горизонтального роста).

3. Сокращение – уровень целей устанавливают ниже достигнутого в прошлом. Существует несколько вариантов сокращения: ликвидация (полная распродажа материальных запасов и активов организации), отсечение лишнего (отделение некоторых подразделений или видов деятельности), переориентация (например, упрощение производственных операций, изменения в ассортименте товаров).

4. Сочетание – объединение любых из трех упомянутых стратегий.

На стратегический выбор, осуществляемый руководителями организации, влияют разнообразные факторы. Например, уровень риска, который считает приемлемым руководство компании, предыдущий опыт или фактор времени; т.е. реализация даже хорошей идеи в неудачный момент может привести к развалу организации. В процессе выбора стратегии часто используют прогнозирование, в котором предсказание будущего опирается на накопленный опыт и текущие предположения относительно будущего.

Обычно организация имеет не одну, а несколько стратегий развития. Главная среди них - генеральная (комплексная, общефункциональная) стратегия, отражающая способы реализации миссии организации. На случаи резкого изменения обстоятельств разрабатывают ситуационные стратегии. Функциональные стратегии определяют пути достижения целей организации по различным функциональным направлениям (производство, маркетинг, финансы, кадры, система менеджмента). Функциональная стратегия конкретного подразделения должна тесно сочетаться с функциональная стратегиями других подразделений и с комплексной (генеральной) стратегией организации.

Для того, чтобы реализовать выбранную стратегию, разрабатываются краткосрочные планы, которые называются тактическими. Они должны обеспечивать достижение организацией поставленных целей и разрабатываются обычно руководителями среднего звена. Дополнительным ориентиром для руководителей всех звеньев и персонала организации, позволяющим избежать дезориентации при реализации стратегии и тактики и неправильного толкования планов, является политика организации в той или иной области (маркетинговая политика, техническая политика, кадровая политика и т.п.). Политика организации позволяет установить общие ориентиры для действий и принятия решений, которые облегчают достижение целей.

Для обеспечения успешной, эффективной деятельности организации по достижению поставленных целей, а также для того, чтобы дать руководству возможность предвидеть, что будут делать подчиненные в конкретной ситуации и проводить точные сравнения с прошлыми результатами, разрабатывают правила и процедуры. Правила осуществления управленческих действий предписывают норму поведения в конкретной ситуации. Процедуры – набор правил, выполняемых в определенной последовательности, предписание относительно того, какие действия предпринять в конкретной ситуации.

Одной из основных задач планирования является как можно более эффективное распределение ресурсов. Чтобы ответить на вопросы, какие ресурсы имеются, и как их следует использовать для достижения целей, разрабатываются бюджеты. Бюджет – это план, отражающий ожидаемые результаты и распределяемые ресурсы в количественной форме.

При распределении ресурсов, которые, как известно, всегда ограничены, используют следующие подходы:

• по приоритетным направлениям;

• пропорционально потребностям;

• равными долями.

Первый подход наиболее целесообразен в сложные периоды, второй и третий – при стабильном развитии организации.

Реализация стратегического плана сопровождается оценкой, осуществляемой на основе четких критериев и процедур. Ее проводят путем сравнения целей и результатов работы. Оценку проводят с максимально возможной точностью и охватом всех уровней организации системно и непрерывно. Оценку используют в качестве механизма обратной связи для корректировки стратегии.

Организационная функция в менеджменте

Существует динамическое взаимодействие между стратегией организации, ее структурой и средой, в которой она функционирует. Новую стратегию нельзя наложить на уже существующую структуру. Структура зависит от стратегии, и формирование организационной структуры, адекватной стратегии, является залогом успешной деятельности организации.

Организационная функция в менеджменте включает: создание системы управления, т.е. формирование организационной структуры управления в соответствии со стратегией организации; объединение в единое целое всех элементов организации; распределение ответственности и прав между руководителями; определение места и роли каждого подразделения организации.

В рамках организационной структуры протекает весь управленческий процесс. Структура позволяет определить место каждого работника в организации, распределить должностные обязанности, а также осуществить координацию задач организации. Структура организации – логически обоснованная система взаимоотношений уровней управления и функциональных областей, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

При построении организационной структуры необходимо выполнить следующую последовательность действий:

• формирование горизонтальной структуры, соответствующей важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии;

• формирование вертикальной структуры, связывающей деятельность высшего уровня организации с деятельностью среднего и низшего звеньев – процесс создания иерархии (скалярный процесс). Так как полномочия обычно передают путем скалярного процесса, результирующая иерархия называется скалярной цепью, или цепью команд;

• определение видов деятельности для линейных и штабных (аппаратных) подразделений;

• делегирование полномочий, т.е. передача задач и прав лицу, которое принимает на себя ответственность за них;

• установление соотношения полномочий различных должностей;

• определение должностных обязанностей как совокупности определенных задач и функций и поручение их выполнения конкретным лицам.

Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные их изменения могут потребовать соответствующих корректировок структуры, т.е. реорганизации. Этот процесс, как и все функции в менеджменте, бесконечен.

В современном менеджменте выделяют два типа организации: бюрократический (или механистический) и адаптивный (или органический).

Структуру бюрократической организации разработал немецкий социолог М. Вебер. Бюрократия (механистическая структура) – тип организации, для которой характерно специализированное распределение труда, четкая управленческая иерархия, правила и стандарты, показатели оценки работы, принципы найма, основывающиеся на компетенции работника.

Бюрократическая модель наиболее эффективна с точки зрения накладных расходов, предсказуемости, быстрой и последовательной реализации производственных задач. Для нее характерна строгая последовательность команд, централизация власти и комплекс формальных правил, касающихся организации труда сотрудников. В бюрократической системе нижестоящая ступень иерархии находится под прямым контролем вышестоящей. Каждый сотрудник имеет узкий, строго определенные права, обязанности и компетенцию. Вакансии заполняют путем назначения на должность при наличии у кандидата диплома и соответствующих профессиональных качеств.

Большинство современных организаций представляют собой варианты бюрократии. Однако такие организации, как правило, не способны к внедрению новшеств и у них отсутствует достаточная мотивация сотрудников. Бюрократическая модель сталкивается с трудностями по мере увеличения неопределенности деловой среды и усложнения производственных задач. Вследствие своей негибкости бюрократическая модель не может обеспечить быстрое реагирование на изменение внешней среды. Вместе с тем ее можно эффективно применять в ситуациях, когда уровень используемых технологий невысок, а среда стабильна.

Модификацией бюрократической модели является поведенческая модель, которая в большей степени учитывает социально-психологические аспекты организационной структуры. Большинство промышленных корпораций функционирует в рамках этой модели. Поведенческая модель означает одновременное функционирование в рамках одной организации двух систем: производственной и социальной. Если в организации удовлетворению социальных и психологических потребностей отдельных лиц и групп не уделяют достаточного внимания, то появляются сбои в производстве товаров и услуг.

Бюрократическую модель нельзя применять без детальной проработки всех составляющих ее элементов. Для того, чтобы учесть различия организаций в целях, стратегических и тактических планах, размерах используют различные системы департаментализации.

Функциональная организационная структура (эффективна для организаций среднего размера) – организация, в которой каждый ее элемент имеет четко определенную, конкретную задачу и обязанности (производство, финансы, маркетинг и т.п.), т.е. организационная структура, построенная в соответствии с видами работ, выполняемыми отдельными подразделениями. Если размер организации или данного отдела велик, то функциональные отделы можно в свою очередь разбить на более мелкие подразделения. Они называются вторичными, или производными. Основная идея функциональной структуры состоит в том, чтобы максимально использовать преимущества специализации и не допустить перегрузки руководства. При этом необходимо, чтобы подразделения не ставили собственные цели выше общих целей организации.

В больших организациях, для которых функциональные структуры уже перестают быть эффективными, используют дивизиональную организационную структуру. Это такой тип организационной структуры, в соответствии с которой деление организации на элементы и блоки происходит по видам товаров или услуг (продуктовые структуры), группам покупателей (структуры, ориентированные на покупателя) или географическим регионам (региональные структуры).

Адекватно реагировать на изменения окружающей среды позволяет использование органической (адаптивной) структуры, которая принципиально отличается от бюрократической (или механистической) структуры. Основными типами органических структур являются проектные и матричные организации.

Проектная организация – это временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи. Смысл ее состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников организации для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества, не выходя за пределы установленной сметы. Когда проект завершен, команду распускают. Ее члены или переходят в другой проект, или возвращаются к постоянной работе в одном из подразделений организации. Основное преимущество проектной организации в том, что она концентрирует усилия на решении одной задачи.

В матричной организации члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Руководитель проекта обладает так называемыми проектными полномочиями. Эти полномочия могут варьироваться от почти всеобъемлющей линейной власти до практически чистых штабных полномочий. Выбор конкретного варианта определяется тем, какие права руководителю проекта делегирует высшее руководство. Основной недостаток матричной структуры – ее сложность. Наложение вертикальных и горизонтальных полномочий подрывает принцип единоначалия и часто приводит к конфликтам.

Еще одним видом адаптивных организаций являются организации конгломератного типа. Такие организации приобретают ту форму, которая лучше всего подходит для данной ситуации. Так, в одном подразделении организации может использоваться функциональная структура, в другом – продуктовая, в третьем – проектная.

Важнейшим этапом построения организационной структуры является определение соотношения полномочий различных уровней управления. Вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной работы организации. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию уровней управления. Основной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Руководители среднего звена, в свою очередь, могут иметь несколько подчиненных из числа линейных руководителей. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень неуправленческого персонала. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Различают две сферы контроля: широкую и узкую. Широкая сфера контроля – это когда руководителю подчиняется большое количество людей, что приводит к плоской (одно-трех уровневой) структуре управления. Узкая сфера контроля, т.е. когда руководителю подчиняется мало людей, приводит к высокой (многоуровневой - больше трех) структуре управления. Ф. Тейлор считал идеальным соотношение руководителей и исполнителей как 1:3. Многие исследователи считают предельно допустимым соотношение 1:5 (8).

Вне зависимости от того, сколько существует уровней управления, руководителей традиционно делят на три категории: руководители низового, среднего и высшего звена, или, с точки зрения функциональных обязанностей руководителя, руководители технического, управленческого и институционального уровней. Руководители технического уровня (низового звена), которых также называют операционными руководителями, занимаются ежедневными операциями и действиями, необходимыми для обеспечения эффективной бесперебойной работы в производстве или сфере услуг. Руководители управленческого уровня (среднего звена) в основном заняты управлением и координацией разнообразных форм деятельности внутри организации. Руководители институционального уровня (высшего звена) заняты в основном формулированием целей, разработкой перспективных планов, адаптацией организации к различного рода переменам, управлением отношений организации с внешней средой.

В ходе построения организационной структуры руководитель должен делегировать подчиненному такой объем полномочий, который необходим последнему для решения поставленных перед ним задач. Организации, в которых руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений, называются централизованными. Децентрализованные организации – это такие организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управления.

Реализация, руководство и координация

Реализация – это собирательная функция, позволяющая менеджеру, используя элементы внутренней среды организации добиться поставленных целей. Функция реализации включает в себя неразрывно связанные процессы: принятие управленческих решений, коммуникации, мотивацию и руководство.

Принятие и реализация управленческих решений

Принятие решений – составная часть любой управленческой функции. Решение можно представить как: результат обдумывания каких-либо действий; продуманное намерение сделать что-либо; то, что принято в результате обсуждения; способ нахождения ответа к задаче; способ воплощения чего-либо; выбор альтернативы.

Менеджер, для того чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью, принимает организационные решения и реализует их через других людей. Организационные решения обеспечивают достижение стоящих перед организацией целей. Принятие решений в реально складывающихся ситуациях называется оперативным управлением. Принятие решений при регулировании производственного процесса (предотвращение и ликвидация в нем сбоев) называется диспетчированием.

Выделяют запрограммированные и незапрограммированные организационные решения. Запрограммированное решение – выбор, путь к которому ведет через конкретную последовательность этапов или действий. Число возможных альтернатив в этом случае, как правило, ограничено. Незапрограммированное решение – выбор, который приходится делать в новой или неопределенной ситуации с неизвестными факторами воздействия. На практике немногие управленческие решения могут быть либо запрограммированными, либо незапрограммированными в чистом виде. Большинство решений приходится принимать в условиях неопределенности части показателей и повышенной степени риска получаемых результатов.

Процесс принятия решений может быть интуитивным, основанным на суждениях, или рациональным. Интуитивное решение – это выбор, сделанный только на основе ощущения того, что он правилен. Решение, основанное на суждениях, - это выбор, обусловленный знаниями или накопленным опытом. Принятие рационального организационного решения – это процесс разработки программы действий, оформленный в итоговый документ и определяющий очередность выполнения совокупности предстоящих работ. Принятие организационного решения – это именно процесс, т.к. речь идет о нескончаемой последовательности взаимосвязанных шагов.

Можно выделить следующие основные этапы процесса принятия рациональных решений: диагноз и анализ проблемы, формулировка ограничений и критериев для принятия решения, анализ альтернатив, выбор решения, реализация решения, оценка исполнения (обратная связь). Такое разделение процесса принятия решения достаточно условно, поскольку фактическое число этих этапов определяется самой проблемой.

Существуют два способа рассмотрения проблемы.

1.Проблема – это ситуация, когда: а) поставленные цели не достигнуты; б) выявлены отклонения от нормы; в) резко изменилась ситуация или произошли непредвиденные события. Во всех перечисленных случаях решение только восстанавливает норму, откликается на возникшие трудности, т.е. речь идет о реактивном управлении.

2. Проблема – это потенциальная возможность улучшения деятельности организации, или устранения угрозы. В данном случае можно говорить об упреждающем, предпринимательском управлении.

Диагностика проблемы включает в себя следующие стадии:

• установление симптомов затруднений или имеющихся возможностей;

• формулировка проблемы в общем виде;

• сбор внешней и внутренней релевантной информации (систематизированные данные, касающиеся конкретной проблемы, людей, цели, ситуации и периода времени) и выявление причин возникшей проблемы.

Идентификация ограничений. Не все решения диагностированных проблем организации будут реалистичными, поскольку либо у организации, либо у руководителя может не быть необходимых ресурсов для реализации принятых решений. Кроме того, причинами проблемы могут быть внешние обстоятельства, которые руководитель не в силах изменить (например, законы, международная ситуация и т.д.). Поэтому он должен определить те рамки, в которых возможно принятие решения и сроки его реализации пока информация и допущения остаются релевантными и точными.

Определение альтернатив. Обычно поиск оптимального решения занимает очень много времени, дорого стоит, трудоемок. Поэтому на практике руководители ограничиваются несколькими вариантами возможного решения проблемы.

Выбор решения. На этом этапе процесса принятия решения происходит сравнение достоинств и недостатков каждого из вариантов предстоящего решения и возможные последствия. Для сравнения вариантов необходимо разработать критерии, относительно которых возможно сравнить результаты реализации каждого варианта. Существуют два вида таких критериев: необходимые (жесткие ограничения) и достаточные (желательные характеристики). Жесткие ограничения (правовые, технические, экологические) позволяют отделить приемлемые решения от абсолютно неприемлемых. Определение лучшего варианта из приемлемых решений происходит на основе анализа желательных характеристик (экономические показатели, социальные гарантии и т.п.). Вариант окончательного решения должен быть согласован с исполнителями, заинтересованными сторонами и утвержден руководством организации.

При выборе решения следует учитывать уровень определенности или риска, с которой можно прогнозировать результат. Считается, что решение принимается в условиях определенности, когда менеджер точно знает результат каждого из вариантов решения (вероятность выполнения равна 1). К решениям, которые принимаются в условиях риска, относятся такие, результаты которых не являются определенными, но их вероятность известна (вероятность от 0 до 1). Решение принимается в условиях неопределенности, когда невозможно определить вероятность возможных результатов.

Менеджеру следует рассматривать организацию с позиций системного подхода и учитывать возможные последствия управленческого решения для всех частей организации, т.к. на практике невозможно принять решение, которое бы не имело хоть каких-либо отрицательных последствий. Принимая решение, менеджер идет на компромисс между достижением желаемого эффекта и возможными негативными последствиями. Непринятие решения – часто более неудовлетворительный ход, чем принятие плохого решения. Однако бывают ситуации, когда время не является критическим фактором, и лучшим вариантом будет не принимать решение немедленно, а, например, дождаться дополнительной информации. Надо также учитывать, что все решения в организации взаимосвязаны, и одно решение может потребовать множества других.

Реализация решения. Для разрешения проблемы или извлечения выгоды из имеющейся возможности принятое решение должно быть реализовано, т.к. реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления. Исходным моментом для реализации решения является составление графиков ввода решения в действие и контроля за его реализацией. Одним из существенных факторов, влияющих на уровень эффективности реализации решения, является привлечение исполнителей к процессу его принятия.

Оценка исполнения (обратная связь). На этом этапе происходит измерение и оценка последствий решения и сопоставление фактических результатов с планируемыми. Оценка решения осуществляется с помощью функции контроля, которая будет рассмотрена ниже.

Коммуникационные процессы в менеджменте

Коммуникация - это обмен информацией между людьми. Умение продуктивно и бесконфликтно общаться - важное профессиональное качество менеджера. Обмен информацией - составная часть любой управленческой деятельности. Информация – это сообщение о положении дел где-либо, о каких либо событиях и т.д.; сведения об окружающем мире (в данном случае о внутренней и внешней среде организации) и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.

Средствами коммуникации могут быть как прямые связи между членами организации, так и обмен письменной информацией, компьютерная связь. Первые носят название межличностных коммуникаций. От 50 до 90% своего времени, менеджеры тратят на межличностные коммуникации, которые основываются на обмене вербальной информацией, на восприятии передаваемой информации, на семантике, на умении слушать и на эффективной обратной связи. Второй тип коммуникаций - это организационные коммуникации.

Коммуникационные процессы можно подразделить на следующие:

• между организацией и внешней средой;

• между управленческими уровнями в организации (вертикальные коммуникации), которые в свою очередь подразделяют на нисходящие коммуникации (информация передается с высших уровней на низшие), восходящие коммуникации (информация передается с низших уровней на высшие), коммуникации между руководителем и подчиненным, коммуникации между руководителем и рабочей группой;

• между подразделениями организации (горизонтальные коммуникации);

• между членами группы и группами (также горизонтальные коммуникации);

• неформальные коммуникации.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

Процесс обмена информацией между отправителем сообщения и получателем через информационный канал можно описать четырьмя основными этапами.

1. Формулировка или отбор идеи сообщения. Отправитель решает, какую значимую идею сделать предметом общения.

2. Кодирование идеи и выбор информационного канала. Для того чтобы передать идею ее необходимо закодировать. Для этого используют вербальные (словесные) и невербальные (интонации, жесты) символы. Кодирование превращает идею в сообщение. Затем отправитель выбирает канал, совместимый с типом символов, используемых для кодирования (речь, письменные материалы, видео- и аудио-ленты, электронные средства связи и т.д.). Эффективность обмена информацией будет зависеть от того, насколько информационный канал соответствует передаваемой идее. Эффективность коммуникации увеличивается, если используют несколько каналов (например, обмен письменной и устной информацией).

3. Передача информации. Отправитель использует выбранный канал/каналы для физической передачи сообщения.

4. Прием и декодирование информации. Получатель принимает информацию и декодирует ее, т.е. переводит в свои мысли. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом завершается. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель произвел действия, которых от него ждал отправитель.

Для повышения эффективности обмена информацией может быть установлена обратная связь. Она помогает понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять информационный шум (т.е. то, что искажает смысл сообщения). Источниками шума, которые создают преграды на пути обмена информацией, могут быть межличностные барьеры и преграды в организационных коммуникациях.

К межличностным барьерам относят: различное восприятие (например, люди могут интерпретировать одну и туже информацию по-разному в зависимости от личного опыта, культурных, религиозных традиций и т.п.), семантические барьеры (слова могут иметь различное значение для разных людей), невербальные преграды (различная интерпретация интонации, жестов), неумение слушать. К преградам в организационных коммуникациях относят: искажение сообщений (сознательное и несознательное), информационные перегрузки, неудовлетворительная структура организации.

Совокупность каналов, по которым осуществляются коммуникации в организации, образует коммуникационную структуру управления. Такие структуры можно разделить на три типа: открытые, замкнутые и комбинированные. В открытой коммуникационной структуре информационные каналы имеют конечные звенья, т.е. связанные только с предыдущим звеном, и информации дальше двигаться некуда. В замкнутой коммуникационной структуре все звенья имеют два и более взаимосвязанных информационных каналов. На практике чаще всего, особенно в крупных организациях, применяются комбинированные структуры.

Совершенствование информационного обмена в организации осуществляется через регулирование информационных потоков, создание системы обратной связи, сбор предложений, современные информационные технологии.

Мотивация

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Современные теории мотивации можно разделить на две категории: содержательные и процессуальные. Содержательные теории мотивации стараются определить потребности побуждающие людей к действию, особенно при определении содержания и объема работы.

Абрахам Маслоу выдвинул постулат, согласно которому, потребности людей делятся на пять групп и располагаются в виде иерархической пирамиды. Потребности более низкого уровня необходимо удовлетворять раньше, чем людей начнут мотивировать потребности более высокого уровня. Иерархия потребностей от более низких к более высоким следующая:

• физиологические потребности (в пище, воде, крыше над головой);

• потребность в обеспечении безопасности и защищенности;

• социальные потребности, т.е. потребность принадлежать к какой-либо группе;

• эгоистические потребности, такие как самоуважение и признание со стороны других людей;

• потребность в самореализации или самовыражении.

Иерархия потребностей Маслоу объясняет, почему у людей возникают разные потребности, и почему отдельная личность в разное время может иметь мотивации разных потребностей.

Концепция мотивации Фредерика Герцберга основывается на мотивах труда, которые связаны с удовлетворенностью или неудовлетворенностью работой. Факторы, влияющие на устранение неудовлетворенности, Герцберг назвал гигиеническими (заработная плата, вознаграждение, состояние внутренней среды и т.д.), а факторы, влияющие на удовлетворенность - мотиваторами, связанными с работой (творческий рост, успех, продвижение по службе и т.д.). Реализация мотивационных факторов способствует повышению результативности труда, предпринимательской деятельности и удовлетворению потребностей работников.

Теория Дэвида Мак-Клелланда выделяет три вида потребностей: в успехе, во власти и в причастности. Эти потребности оказывают заметное воздействие на поведение человека по мере приобретения им жизненного опыта, обучения.

Процессуальные теории мотивации анализируют, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения. Согласно процессуальным теориям, мотивационное поведение работника зависит не только от потребностей, но и от оценки сложности стоящих перед ним задач, их выполнения, ожидания вознаграждения и соответствия этого вознаграждения предпринятым усилиям. Существуют три основные процессуальные теории мотивации: теория ожидания, теория справедливости и модель Портера-Лоулера.

Теория ожиданий утверждает, что человек надеется на выбранный им тип поведения как единственно верный для удовлетворения или приобретения желаемого. Это означает ожидание им того, что:

• полученные результаты превзойдут затраченные усилия;

• достигнутые результаты будут вознаграждены;

• ценность вознаграждения будет велика.

Если значение любого из этих факторов незначительно, то мотивация будет слабой и результаты труда низкими.

Теория справедливости постулирует, что люди субъективно определяют отношение полученного вознаграждения к затраченным усилиям и затем соотносят его с вознаграждением других людей, выполняющих аналогичную работу. Если сравнение показывает дисбаланс и несправедливость, т.е. человек считает, что его коллега получает за такую же работу большее вознаграждение, то у него возникает психическое напряжение. Люди могут восстановить баланс или чувство справедливости либо изменив степень затрачиваемых усилий, либо пытаясь изменить уровень получаемого вознаграждения. Те сотрудники, которые считают, что им переплачивают, будут поддерживать интенсивность труда на прежнем уровне или даже увеличат ее.

Лайман Портер и Эдвард Лоулер разработали комплексную процессуальную теорию мотивации, включающую элементы теории ожиданий и теории справедливости. Согласно модели Портера-Лоулера:

• результаты, достигнутые работником, зависят от затраченных усилий, способностей работника и его навыков, осознания работником своей роли в процессе труда;

• уровень затрачиваемых усилий зависит от ценности вознаграждения, от веры работника в то, что существует прочная связь между затратами усилий и возможным вознаграждением;

• достигнутые результаты могут повлечь внутреннее вознаграждение (чувство удовлетворения, самоуважения) и внешнее вознаграждение (похвала руководителя, премия, служебный рост);

• результатом внешних и внутренних вознаграждений с учетом их справедливости является удовлетворение, которое отражает меру ценности вознаграждения на самом деле.

Один из наиболее важных выводов из этой теории состоит в том, что не удовлетворение ведет к достижению высоких результатов в труде, а высокая результативность является причиной полного удовлетворения.

Руководство и лидерство

Руководство - один из важнейших компонентов эффективного управления, цель которого - побудить людей работать через создание стимулов к труду и приобретение необходимых навыков в профессиональном деле. Различают регулирующее руководство, основой которого являются традиционные управленческие функции, т.е. четко очерченные роли и задачи коллектива, работа на предусмотренном уровне, и преобразующее руководство, включающее стимулирование работы на уровне выше предусмотренного, расширение сферы деятельности коллектива.

Руководителю в дополнение к формальным полномочиям требуется власть как возможность влиять на поведение других. Власть - это:

• способность обеспечивать реализацию замысла, даже если другие стороны не согласились с целесообразностью его осуществления;

• способность воздействовать на ситуацию или поведение других людей;

• ограниченное право использовать ресурсы организации или направлять усилия людей на выполнение заданий.

Власть принимает разнообразные формы, среди которых пять основных: власть, основанная на принуждении, на вознаграждении, экспертная власть (основанная на знании), эталонная власть (основанная на личных качествах, когда исполнитель тянется к руководителю или даже отождествляет себя с ним) и традиционная власть (отношение младшего к старшему).

Власть, основанная на принуждении – это власть, основанная на убежденности исполнителя, что лицо оказывающее влияние, имеет возможность наказать его разными способами, в частности, затруднив удовлетворение его активных потребностей, или лишив его удовольствия.

Власть, основанная на вознаграждении – это власть, основанная на убежденности исполнителя, что лицо оказывающее влияние, имеет возможность удовлетворить его активную потребность или доставить ему удовольствие.

К рычагам власти относятся:

• наказание – наименее действенное средство, поскольку оно лишено гибкости;

• капитал, который можно использовать как в негативных, так и позитивных целях;

• знания – наиболее действенная форма власти, их могут применять с целью награды, наказания или проведения изменений в организации.

Различают следующие стили руководства.

1. Авторитарный стиль, заключающийся в сосредоточении власти в одних руках и не допускающий других к участию в принятии решений (теория "X"). Согласно этой теории обыкновенный человек ленив, страдает отсутствием честолюбия, избегает ответственности и предпочитает, чтобы им руководили. Поэтому необходимо строго следить за деятельностью подчиненных и, исходя из ситуации, или награждать их, или наказывать.

2. Демократический стиль - делегирующий властные полномочия подчиненным и привлекающий их к процессу принятия решений (теория "Y"). По этой теории все работники обладают потенциалом роста, способностью брать на себя ответственность и готовностью стремиться к достижению целей организации. Роль руководителя – помочь людям самим распознавать и развивать эти качества.

   Автор теорий "X" и "Y" – Дуглас Мак Грегор.

3. Стиль невмешательства, когда руководитель выступает в роли консультанта, старается не навязывать свою волю подчиненным. Организации, где доминирует этот стиль, характеризуются высокой степенью децентрализации полномочий, творческим отношением к делу. Такой тип руководителей описал Уильям Оучи (теория "Z"). По этой теории руководитель добивается преданности подчиненных путем внимательного к ним отношения. Организация дает сотрудникам гарантию занятости, возможности продвижения по службе и решения проблем всей группой, а руководитель работает вместе с подчиненными, стремясь к достижению целей организации.

Еще одну классификацию руководства или стилей управления предложили Р. Блейк и Д. Мутен. Основой послужили критерии руководства, сосредоточенного на работе, и руководства, сосредоточенного на человеке. В соответствии с этим, была построена управленческая решетка, включающая пять основных стилей руководства (рис.2)

Стиль 1.1 (обедненное руководство). При таком управлении руководитель не оказывает давление на сотрудников с целью достижения лучших результатов труда, но и не заботится о них.

Стиль 1.9 (управление в духе загородного клуба). Это стиль с низкой ориентацией на решение задач, стоящих перед организацией (руководитель не оказывает давления на сотрудников и не заботится о результатах труда), и с высокой ориентацией на удовлетворение интересов персонала.

Стиль 9.1 (управление по задачам). Стиль с высокой ориентацией на решение стоящих перед организацией задач и полным пренебрежением интересами персонала.

Стиль 5.5 (организационное управление). В этом случае средние показатели производительности труда путем компромисса между требованиями к результатам труда и интересами сотрудников.

Стиль 9.9 (групповое управление). Это идеальный стиль управления, при котором достигается оптимальная согласованность между требованиями к результатам труда и интересами работников.

Рис.2. Управленческая решетка Блейка и Мутена

Лидерство - это способность влиять на людей и побуждать их работать для достижения целей. Существуют три подхода к пониманию эффективного лидерства: подход с позиции личных качеств, поведенческий и ситуационный подходы.

Теория личных качеств. Согласно этой теории лидерами могут стать люди, обладающие набором определенных качеств: интеллектом, способностью к руководству, уверенностью в себе, инициативностью и индивидуальностью. Такие лидеры имеют харизму, т.е. способность привлекать сторонников за счет личных качеств.

Поведенческая теория. Ее сторонники при характеристике лидеров исходят из таких стилей поведения, как:

• автократичный, при котором лидер отдает приказания, а результатом является их выполнение или невыполнение. Возможность добиться выполнения приказания зависит от объема полномочий автократичного лидера награждать или наказывать;

• поддерживающий, когда лидер создает такой социальный климат, в котором каждому хочется все сделать как можно лучше без принуждения. Это достигается лидером путем проявления внимания к своим подчиненным, советов с ними при принятии решений и руководства в общем плане без мелочной опеки;

• ориентированный на задание, при котором лидер мобилизует имеющиеся ресурсы и распределяет работу. Он сам составляет планы, графики и устанавливает нормативы.

Ситуационный подход. Согласно этой теории эффективное лидерство заключается в том, чтобы действия группы сотрудников привести в соответствие с целями организации (в зависимости от переменных факторов в ситуации) и добиться от них оптимальной эффективности в их достижении.

Контроль

Контроль - это функция менеджмента по оценке получаемых результатов и текущей деятельности организации, а также обеспечение нормального функционирования организации по достижению поставленных целей при оперативном руководстве и в долгосрочной перспективе. Контроль должен предупреждать появление кризисных ситуаций. Контроль, как и планирование, с которым он неразрывно связан, является непрерывным процессом.

Контроль включает в себя следующие действия:

• разработка стандартов, нормативов и масштабов допустимых отклонений, соответствующих целям организации и заложенным в ее планах задачам;

• разработка организационной системы контроля;

• измерение результатов, их оценка, сравнение со стандартами;

• корректировка деятельности организации, т.е. модификация целей, пересмотр планов, перераспределение заданий, совершенствование процесса управления, контроля и используемых технологий.

Эффективный контроль должен:

• иметь стратегическую направленность;

• охватывать все основные сферы деятельности организации, внешнюю ситуацию и внутренние процессы;

• быть простым и экономичным, т.е., чтобы выгоды приносимые им превышали затраты на его проведение;

• быть гибким, т.е. система контроля должна приспосабливаться к происходящим переменам;

• учитывать человеческий фактор, т.е. быть доброжелательным, не чрезмерным, учитывающим мотивацию.

Существуют три разновидности контроля: предварительный, текущий и итоговый. Предварительный контроль связан с готовностью организации к началу работы. Обычно его проводят по трем направлениям: управленческие решения, персонал и состояние материальных и финансовых ресурсов организации. Текущий контроль является основным видом контроля и осуществляется в основном за производственно-хозяйственной деятельностью, а также за эффективностью работы организации, ее производительностью, прибыльностью и т. д. Итоговый контроль - это оценка выполнения организацией своих планов.

Различают внутренний (самоконтроль) и внешний контроль. Эти типы контроля напрямую связаны со стилем управления организацией. При авторитарном стиле преобладает внешний контроль, при демократическом стиле - самоконтроль. На контроль оказывает также влияние характер подчиненных и микроклимат в коллективе. Финансовый контроль осуществляют на основе разработки системы отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности организации.

1.3. Информационные системы управления

Информационные системы (ИС) можно классифицировать в соответствии с типом обрабатываемой информации и уровнем сотрудников организации, которых они обслуживают. По этим признакам ИС подразделяют на шесть общих классов:

• системы обработки коммерческой информации, которые обрабатывают заказы клиентов, выписанные счета, ведомости заработанной платы и данные о прочих важных деловых операциях;

• автоматизированные офисные системы, которые предназначены для выполнения обычных конторских операций – составления отчетов, деловой переписки и т.п.;

• компьютеризированные системы проектирования и производства (см. выше);

• системы поддержки принятия решений, которые обеспечивают руководителей в интерактивном режиме информацией о состоянии внутренней и внешней среды организации;

• административные информационные системы – это системы, сходные с системами поддержки принятия решений, но приспособленные для обслуживания стратегических нужд высшего руководства;

• информационные системы управления .

В конце двадцатого века развитие информационных систем управления (ИСУ) стало решающим фактором для успешной деятельности организаций в условиях конкуренции. От руководителей ИСУ требуется понимание целей организации и полная информированность о состоянии дел. Планы развития ИСУ должны быть согласованы со стратегическими планами организации. При разработке стратегии развития ИСУ необходимо учитывать, что целью этой системы является рационализация процесса управления, в частности, принятия управленческого решения, а не процесса обработки данных.

ИСУ организации должна способствовать решению следующих важнейших задач:

• подготовка необходимой информацией о внешней и внутренней среде для руководства и персонала организации;

• обеспечение внешней среды прямого воздействия (клиенты, поставщики, трудовые ресурсы, государственные органы, население, общественность) релевантной информацией об организации;

• интеграция всех систем менеджмента организации (управление производством, качеством, кадрами, маркетингом, финансами, воздействием на окружающую среду и т.д.);

• совершенствование системы управления организацией (рациональное использование ресурсов организации, контроль качества, повышение производительности персонала, сокращение уровней управления и т.д.);

• анализ текущего состояния организации, сравнение его результатов с предыдущими периодами, прогнозирование сценариев развития событий;

• подготовка всех видов отчетов;

• создание новых продуктов и услуг;

• защита и целостность данных и, в то же время, глобальный доступ к информации, требуемой для ведения бизнеса.

ИСУ представляет собой совокупность элементов, которая фиксирует и обрабатывает огромные массивы исходных данных. Данные – зарегистрированные результаты статистических наблюдений, факты, прогнозы и мнения. Данные объединяют в базы данных, т.е. наборы

компьютерных файлов (папок), которые могут иметь перекрестные ссылки, позволяющие извлекать информацию. Информация - это специальная подборка данных, относящихся к определенному решению или проблеме. Информация – это настолько важный стратегический ресурс для большинства современных организаций, что в высшем руководстве многих из них введена должность старшего менеджера (директора) по информации, в обязанности которого входят обеспечение информацией и управление информационными системами.

При проектировании ИСУ необходимо задать следующие параметры:

• что должно сообщаться (содержание информации, степень ее уплотнения, точность);

• как должно сообщаться (устно, письменно, на бумажном носителе, в электронном виде, комбинированно, метод обработки и передачи информации, информационные каналы);

• кто должен сообщать (кто создает информацию, кто собирает, обрабатывает, хранит, отправляет, уничтожает информацию);

• когда должно сообщаться (в установленные сроки, по свободному графику, по запросу);

• зачем сообщается та или иная информация (какие действия ожидаются от получателя информации).

Для определения потребностей в информации, достаточной для принятия оптимальных решений, используются следующие методы:

• эмпирически-индуктивные методы (опросы, наблюдения, интервью и т.п.);

• экспертные оценки (индивидуальные и групповые);

• имитационные модели и метод сценариев.

ИСУ управляет восемью важнейшими типами ресурсов информационной технологии (ИТ):

• аппаратные средства - компьютеры и периферийные устройства (принтеры, дисководы и т.д.), а также устройства специального назначения, например, датчики и оборудование для управления технологическими процессами, которые позволяют создавать гибкие производственные системы (ГПС), системы автоматизированного проектирования (САПР) и системы автоматического складирования и выдачи товаров (САС);

• программное обеспечение – прикладные и операционные системы, обеспечивающие работу компьютеров;

• сети – локальные и глобальные системы связи для передачи информации как внутри, так и за пределами организации;

• люди – персонал ИСУ (разработчики систем, операторы ЭВМ, администраторы сети) и пользователи системы (внутренние – персонал организации и внешние – клиенты, поставщики, трудовые ресурсы, государственные органы, население, общественность);

• информация – тексты, цифровая, графическая, голосовая, звуковая и видеоинформация;

• культура – ценности и традиции, в том числе этические, этнические, национальные, а также организационная культура и так называемые функциональные культуры в разработке и проектировании, бухгалтерском учете, сбыте и т. д.;

• время – в данном случае речь идет об ускорение работ и согласование их по времени, а также гармоничности протекающих в организации изменений, т.е. выборе оптимального цикла развития организации;

• риск – построение деятельности организации таким образом, чтобы риск оказался приемлемым для ее руководства.

Перечисленные ресурсы по-разному поддаются управлению. Некоторые вполне очевидны и контролируемы (например, аппаратные средства, программное обеспечение), другие, напротив, менее ярко выражены и трудно контролируемы (время, культура, риск).

Становление ИСУ в организации зависит от характера управления ресурсами ИТ и проходит через три этапа.

На первом этапе организация пытается извлечь из ИСУ максимальную пользу при минимально возможных затратах. На этом этапе используются лишь аппаратные средства, программное обеспечение и сети, а ИСУ выполняет реагирующую роль, т.е. пассивно реагирует на возникающие требования.

На втором этапе ИСУ инициирует и направляет проекты, реализуемые для повышения экономической эффективности деятельности организации, т.е. играет опережающую роль. На этом этапе особое внимание уделяется сетевым, информационным и человеческим ресурсам.

На третьем этапе ИСУ играет роль своего рода делового консультанта в координации экономических требований к деятельности организации и реальных возможностей, применяемых в организации технологий, т.е. особое внимание уделяется таким информационным технологиям как культура, время и риск., а роль ИСУ опережающая.

По мере развития техники и технологии и/или задач, стоящих перед организацией, ИСУ может проходить через эти три этапа и играть в организации периодически различные роли.

При выборе системы программного обеспечения для ИСУ необходимо учитывать следующие требования:

• система должна быть настолько простой, чтобы любой пользователь мог освоить ее за два-три дня, не имея знаний ни в области программирования, ни в области систем обработки данных;

• не обязательно, чтобы пользователь имел специальное экономическое образование. Знания в этой области он приобретает постепенно — в процессе использования системы и анализа результатов ее работы;

• получатели отчетов системы программного обеспечения должны понимать их сразу без дополнительных расшифровок;

• в системе должны использоваться принятые в организации названия и определения, т.е., чтобы информация на экране компьютера была изложена “на языке данной организации”;

• используемые системой программного обеспечения справочники должны быть ясными и четкими;

• система должна позволять сопоставлять фактические результаты деятельности организации с плановыми показателями и расчётными данными;

• система должна гибко реагировать на изменения требований к объему и качеству информации в связи с развитием организации;

• должна быть предусмотрена возможность совершенствования системы без нарушения ее связей и комплексности.

ИСУ позволяет сократить время представления информации и принятия необходимых решений при помощи следующих процедур:

• переход к ежемесячному (а не поквартальному) сопоставлению заданных и фактических показателей;

• сопоставление результатов какого-либо периода (месяца, квартала или года) с общими итогами года;

• получение ежедневной информации о состоянии дел в организации (бортовой журнал).

Для ежемесячного сопоставления заданных и фактических показателей необходимо планирование по месяцам. Ежемесячное сопоставление плановых и фактических показателей позволяет:

• в течение более короткого периода внести необходимые коррективы;

• яснее видеть влияние отдельных позитивных и негативных тенденций, возникающих в течение квартала, которые зачастую компенсируют одна другую, а ежемесячный отчёт яснее показывает влияние отдельных отклонений, и они могут быть первыми сигналами для корректирующих воздействий;

• при больших колебаниях в течение года в снабжении, производстве, складском хозяйстве или в сбыте эффективнее влиять на хозяйственные и финансовые результаты, осуществлять планирование;

• руководству организации легче изучить результаты деятельности последнего месяца и проанализировать выявленные отклонения, чем сделать это по прошествии квартала.

ИСУ позволяют дополнить сопоставление заданных и фактических показателей их сравнением в отдельные даты месяца или квартала. Эта процедура позволяет добиться улучшения качества информации, поскольку:

• сравнение данных текущего учёта и совокупного результата ясно показывает, намечается ли общая тенденция или налицо только кратковременное колебание показателей;
• упрощаются анализ причин отклонений и поиск корректирующих мер;
• быстрее и эффективнее проявляется влияние противодействующих мер;
• исключается опасность, что положительные и отрицательные тенденции развития организации взаимно компенсируют одна другую и создаётся видимость, что “в среднем всё хорошо”.

ИСУ позволяют организовать учет результатов деятельности организации, фиксируя “нарастающим итогом” фактически полученные суммы на покрытие расходов и постоянно сравнивая их с необходимыми суммами. Это позволяет принимать ежедневные решения исходя из текущего состояния дел.

При проектировании ИСУ необходимо принять решение о конфигурации сети. К наиболее распространенным конфигурациям относятся:

• кольцевая сеть – компьютеры или рабочие станции (мощные компьютеры) соединены друг с другом в замкнутое кольцо;

• звездообразная сеть – рабочие станции или подчиненные компьютеры соединены по двухточечному принципу с центральным компьютером, который осуществляет управление сетью;

• линейная (шинная) сеть – все компьютеры или рабочие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной. Это наиболее распространенный вид сетей. Шинные сети можно соединять друг с другом по цифровым телефонным линиям, создавая, таким образом, глобальные сети (ГС).

Развитие ИСУ привело к появлению нового подхода к управлению организацией, который получил название “контроллинг”. Этот подход, находясь на пересечении учёта, информационного обеспечения, контроля и координации, занимает особое место в управлении организацией: он связывает воедино все эти функции, интегрирует и координирует их, причём не подменяет собой процесс управления, а лишь переводит его на качественно новый уровень. Контроллинг (управление управлением) является своеобразным механизмом саморегулирования организации. В основе этой новой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организации в долгосрочной перспективе путём:

• адаптации стратегических целей к изменяющимся условиям внешней среды;

• согласования оперативных и тактических планов со стратегическим планом развития организации;

• координации и интеграции оперативных и тактических планов по разным функциональным целям;

• разработки системы обеспечения менеджеров информацией для различных уровней управления в оптимальные промежутки времени;

• создания системы контроля над исполнением планов, корректировки их содержания и сроков реализации;

• адаптации организационной структуры управления к изменениям в стратегии организации, повышения её гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.

В настоящее время существуют специальные системы программного обеспечения для контроллинга, которые позволяют проводить анализ плановых и фактических показателей деятельности организации.

[an error occurred while processing this directive]

© Л.И.Кошкин, А.Е.Хачатуров, И.С.Булатов, 2000.
© Электронная версия, "Эколайн", 2000.